Списание конвертов в казенном учреждении. Как бюджетной организации учесть выдачу и списание почтовых конвертов? Тонкости аналитического учета денежных документов

Дата публикации 30.05.2017

Использован релиз 2.0.49.24

Приобретение маркированных конвертов и их списание в связи с порчей

Бюджетное учреждение БОУ СПО «Машиностроительный колледж» приобрело почтовые маркированные конверты по безналичному расчету на общую сумму 500 руб. В результате порчи списана часть конвертов на сумму 120 руб.

Входящий
Исходящий
Внутренний

Договор, документы поставщика

Приходный кассовый ордер (ф. 0310001)

Заявка на кассовый расход (ф. 0531801)

Выписка из лицевого счета бюджетного учреждения (ф. 0531962)

Выписка из лицевого счета автономного учреждения (ф. 0531963)

Приложение к Выписке из лицевого счета бюджетного (автономного) учреждения (ф. 0531967)

Акт порчи денежных документов

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835)

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086)

Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)

1. Поступление денежных документов в кассу

1.1. Для отражения поступления денежных документов в кассу учреждения используется документ в разделе (рис. 1).

1.2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть следующие моменты (рис. 2):

На закладке Ордер : Дебет Счет — счет 201.35 «Денежные документы» (значение устанавливается по умолчанию), Кредит Кор.счет — счет 302.21 «Расчеты по услугам связи» и необходимая аналитика.

Целевое назначение — основание по кассе.

Принято от и Основание — указать контрагента, от которого поступают денежные документы в кассу учреждения, и заключенный с ним договор.

1.3. На закладке Расшифровка платежа (рис. 3):

Указываются данные, необходимые для формирования бухгалтерских записей: Сумма , КФО , КПС .
Денежный документ — элемент справочника Денежные документы , где указывается информация о наименовании, единице измерения и номинале денежного документа.
Количество — количество поступивших денежных документов.
Сумма — определяется автоматически, если в справочнике Денежные документы указана номинальная стоимость, либо заполняется вручную.

1.4. На закладке Бухгалтерская операция необходимо указать Типовую операцию — Поступление денежных документов от контрагентов (302) .

1.5. Флаг Оплачено (рис. 3) устанавливается для отражения приходного кассового ордера в учете.

1.6. Документ Приходный кассовый ордер (фондовый) формирует следующие бухгалтерские записи (рис. 4):

1.7. После проведения документа по кнопке Печать (рис. 3) можно распечатать Приходный кассовый ордер (ф. 0310001) — рис. 5.

2. Перечисление денежных средств за денежные документы

2.1. Для отражения операций по списанию средств с лицевого счета, открытого в казначействе, за маркированные почтовые конверты в примере используется документ Заявка на кассовый расход (Денежные средства — Расчетно-платежные документы ) — рис. 6.

2.2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть следующие моменты (рис. 7):

Лицевой счет — счет учреждения, с которого происходит оплата по договору.
Получатель платежа — организация, являющаяся получателем средств.
На закладке Заявка указывается Договор — документ-основание, подтверждающий возникновение денежного обязательства, для оплаты которого представляется заявка.

2.3. На закладках Документ-основание и Контрагент все реквизиты заполняются автоматически и при необходимости могут быть изменены.

2.4. Закладка Расшифровка платежа (рис. 8) содержит табличную часть, в которой указывается сумма кассовой выплаты по КБК и КОСГУ для формирования Раздела 5 Расшифровка заявки на кассовый расход.

2.5. На закладке Бухгалтерская операция (рис. 9): Типовая операция — Оплата поставщикам и другие платежи (206.00, 302.00) .

2.6. Документ Заявка на кассовый расход может при проведении сформировать проводки только если изменить статус В работе и установить статус Исполнен (рис. 9). Присвоение и изменение статуса документа вручную выполняется с помощью формы Статус исполнения документа . В открывшемся окне следует включить флажок Оплачено , указать дату выписки или выбрать из списка статус Исполнен (рис. 10).

2.7. После сохранения документа Заявка на кассовый расход по кнопке Печать (рис. 9) можно распечатать Заявку на кассовый расход (ф. 0531801).

2.8. После проведения документа Заявка на кассовый расход по кнопке Печать (рис. 9) можно распечатать Бухгалтерскую справку по ф. 0504833 (рис. 11).

3. Списание стоимости испорченных денежных документов

3.1. Для отражения списания стоимости испорченных денежных документов используется документ в разделе Денежные средства — Касса организации (рис. 12).

3.2. Для корректного отражения операций и формирования первичных учетных документов необходимо учесть следующие моменты (рис. 13):

На закладке Ордер : Дебет Кор.счет — счет 401.10 «Доходы текущего финансового года» и необходимая аналитика, Кредит Счет — счет 201.35 «Денежные документы» (значение устанавливается по умолчанию).

3.3. На закладке Расшифровка (рис. 14) указываются данные, необходимые для формирования бухгалтерских записей: Сумма , КФО , КПС и КЭК .

3.4. На закладке Бухгалтерская операция (рис. 15): Типовая операция — Суммы выявленных недостач, хищений, порчи (40110172) .

Флаг Оплачено (рис. 15) устанавливается для отражения расходного кассового ордера в учете.

3.5. Документ Расходный кассовый ордер (фондовый) формирует следующие бухгалтерские записи (рис. 16):

3.6. После проведения документа по кнопке Печать (рис.15) можно распечатать Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) — рис. 17.

4. Отчеты, формируемые на основании введенных данных

4.1. Приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» регистрируются в Журнале регистрации кассовых ордеров (рис. 18), который можно сформировать в разделе Касса .

4.2. Проанализировать движение денежных документов на счете 201.35 можно с помощью регламентированного регистра Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051) в разделе Учет и отчетность — Регистры учета и отчетность (рис. 19).

В настоящее время в учреждении контролирующим органом проводится проверка за 2015 год, в ходе которой ревизорами сделано замечание о нарушении порядка учета денежных документов (маркированных конвертов) в учреждении. Акт проверки на данный момент учреждением не получен. Как должны учитываться денежные документы (маркированные конверты)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Денежные документы (маркированные конверты) подлежат балансовому учету на счете 0 201 35 000 «Денежные документы».
Учет движения маркированных конвертов осуществляется путем оформления приходных и расходных кассовых ордеров с проставлением на них записи «Фондовый».
Учет операций по счету ведется на отдельных листах Кассовой книги учреждения с проставлением на них записи «Фондовый» и в Журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 169 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета. «, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), маркированные конверты относятся к денежным документам и учитываются на балансовом счете 0 201 35 000 «Денежные документы».
Хранение денежных документов осуществляется в кассе учреждения (п. 170 Инструкции N 157н).
Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (форма 0310001) и расходными кассовыми ордерами (форма 0310002) с оформлением на них записи «Фондовый».
Маркированные конверты приходуются в кассу учреждения по номинальной стоимости на основании первичных документов поставщика либо представленного подотчетным лицом авансового отчета (с приложением к нему подтверждающих документов).
Аналитический учет по счету 0 201 35 000 следует вести в отдельных Карточках учета средств и расчетов (форма 0504051) (далее — Карточка), открываемых на каждый вид денежных документов.
Карточка открывается записями сумм остатков на начало года. Текущие записи производятся не позднее следующего дня после совершения операции. В конце месяца в Карточке подсчитываются итоги по остаткам.
При необходимости отражения количественных данных Карточка может быть дополнена учреждением соответствующими графами. Измененную форму карточки следует закрепить в учетной политике учреждения.
Важно отметить, что оформленные приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» необходимо регистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, которыми оформляются операции с денежными средствами. А учет операций с денежными документами следует вести на отдельных листах кассовой книги (форма 0504514) учреждения с проставлением на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции N 157н). Оформление отдельных листов кассовой книги осуществляется последовательно согласно датам совершения операций.
Записи в кассовую книгу вносятся кассиром сразу же после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру. Итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным документам раздельно с денежными средствами. При этом строки «в том числе на заработную плату» и «Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.
Страницы кассовой книги с записью «Фондовый» формируются кассиром только за рабочие дни, когда есть остаток денежных документов в фондовой кассе или их движение.
Напомним, что бухгалтерский учет в учреждениях госсектора ведется методом начисления, согласно которому результаты операций признаются по факту их совершения независимо от того, когда получены или выплачены денежные средства (или их эквиваленты) при расчетах, связанных с осуществлением указанных операций (п. 3 Инструкции N 157н). Применительно к учету денежных документов это означает, что «кассовые» расходы будут сформированы в бухгалтерском учете при оплате денежных документов, а «фактические» — после их использования в установленном порядке.
Таким образом, списание с балансового учета денежных документов возможно только после того, как факт их использования будет подтвержден в установленном порядке.
Для подтверждения использования маркированных конвертов подотчетное лицо должно представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. Например, к отчету могут быть приложены реестр почтовых отправлений, разработанный в учреждении (на отправку простой корреспонденции), или квитанции и описи, получаемые в почтовом отделении при отправке заказной корреспонденции, а в случае порчи конверта — испорченный конверт.
Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям (форма 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 172 Инструкции N 157н).
Журнал открывается путем перенесения остатков на начало периода. В нем отражаются обороты за весь период, выводятся остатки на конец периода и формируются обороты для переноса в главную книгу (форма 0504072).
Журнал подписывается главным бухгалтером учреждения или его заместителем и исполнителем, составившим его.
В заключение отметим, что на протяжении последних лет порядок ведения учета денежных документов, в том числе маркированных конвертов, не менялся.
Согласно п. 6 Инструкции 157н методы оценки отдельных видов имущества и обязательств, а также иные решения, необходимые для организации и ведения бухгалтерского учета, утверждаются актами субъекта учета при формировании учетной политики.
Таким образом, детальный порядок отражения в учете операций с денежными документами следует закрепить в учетной политике учреждения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Васильева Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллиард Мария

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Как учесть почтовые конверты в казенном учреждении УИС? (Зарипова М.)

Дата размещения статьи: 13.08.2015

Правила внутреннего распорядка исправительных учреждений и нормы ст. 88 УИК РФ предусматривают, что осужденные могут за счет собственных средств, заработанных в период отбывания наказания, а также за счет получаемых пенсий, социальных пособий и денежных переводов приобретать товары первой необходимости, в том числе и почтовые конверты для отправки корреспонденции.

Правила внутреннего распорядка исправительных учреждений, утв. Приказом Минюста России от 03.11.2005 N 205.

Как отразить в учете операции, связанные с оказанием услуг по отправке корреспонденции?

Согласно ст. 88 УИК РФ порядок приобретения осужденными продуктов питания, вещей, предметов и оказания дополнительных услуг устанавливается Правилами внутреннего распорядка исправительных учреждений. В соответствии с п. 100 данных Правил для продажи осужденным продуктов питания, вещей и предметов в исправительных учреждениях организуются магазины, работающие ежедневно, за исключением выходных и праздничных дней. Осужденные вправе пользоваться этими магазинами во время, отведенное распорядком дня, с учетом очередности (по отрядам и бригадам) по безналичному расчету. Следовательно, отпуск (реализация) конвертов для отправки корреспонденции осуществляется через торговые точки (ларьки, магазины) по безналичному расчету путем списания денежных средств со счетов осужденных.

Почтовые конверты — денежные документы или материалы?

По общему правилу для отправки корреспонденции используются маркированные почтовые конверты. Их приобретение может осуществляться посредством:

— приобретения маркированных конвертов;

— закупки немаркированных конвертов и марок.

От того, что закупает казенное учреждение УИС и что оно реализует, будет зависеть порядок отражения операций по учету конвертов.

По общим правилам Инструкции N 157н материалы, приобретаемые для продажи, учитываются на счете 105 08 «Товары», при этом перечень товаров может быть различным, поскольку нормы Инструкции не приводят какого-либо установленного списка, следовательно, в составе товаров могут быть и почтовые немаркированные конверты, и поздравительные открытки (п. п. 99, 124 Инструкции N 157н).

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Что касается приобретения маркированных конвертов, открыток и марок, в соответствии с нормами п. 169 Инструкции N 157н они относятся к денежным документам. Это связано с тем, что, наклеивая на конверт почтовую марку, учреждение тем самым оплачивает расходы услуг связи на отправку корреспонденции. Соответственно, расходы на приобретение данного товара оплачиваются по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ, а не по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов, утвержденные Приказом Минфина России от 21.12.2012 N 171н).

Как учитывать маркированные конверты и марки?

Маркированные конверты и марки относятся к денежным документам. В соответствии с п. 169 Инструкции N 157н денежные документы хранятся в кассе учреждения. Прием в кассу и выдача их из кассы оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002), при этом на них делается надпись «Фондовый».

Приходные и расходные кассовые ордера с надписью «Фондовый» отмечаются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами.

Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги учреждения с проставлением на них записи «Фондовый».

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в карточке учета средств и расчетов.

Операции, связанные с использованием денежных документов, отражаются на счете 201 35 «Денежные документы». Поступление денежных документов отражается по дебету данного счета, их выдача — по кредиту.

Как учитывать немаркированные конверты?

Немаркированные конверты подлежат учету как обычные товары, приобретенные для продажи. Как мы уже отмечали, в соответствии с п. 124 Инструкции N 157н приобретенные для продажи товары следует учитывать на аналитическом счете 105 08 «Товары». Они принимаются к учету по их фактической стоимости. Учреждения, осуществляющие розничную торговлю, вправе учитывать товары, переданные в реализацию, по их розничной цене с обособленным учетом торговой надбавки (торговой скидки), учет которой производится на аналитическом счете 105 09 «Наценка на товары».

Как отразить в учете передачу (реализацию) конвертов осужденным?

Как уже было отмечено, на территории казенного учреждения УИС могут находиться магазины для обслуживания осужденных. Отпуск продуктов и товаров первой необходимости для данных лиц является для исправительного учреждения операциями по реализации, которые отражаются по коду вида деятельности 1 — бюджетная (основная) деятельность. Списание средств с лицевого счета осужденных отражается по коду 3 — средства, находящиеся во временном распоряжении.

Рассмотрим примеры отражения операций по передаче (реализации) маркированных и немаркированных конвертов в учреждении УИС.

Пример 1. Казенное учреждение УИС в июне 2013 г. приобрело за счет бюджетных средств 500 шт. маркированных конвертов на 5000 руб. Номинальная стоимость одного конверта составляет 10 руб. Приобретение конвертов осуществляется в отделении почтовой связи через подотчетное лицо. Казенное учреждение обслуживается в Федеральном казначействе. Маркированные конверты оприходованы в кассу учреждения и затем выданы под отчет ответственному лицу для передачи (продажи) их осужденным через магазин УИС.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 162н будут сделаны следующие записи.

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

xn—-7sbbaj7auwnffhk.xn--p1ai

Учет маркированных конвертов

Добрый день.
Опыта работы в бюджетных организациях я не имею, так что воспользовалась консультацией СПС «Гарант»:

Бюджетным учреждениям приобретаются марки и маркированные конверты.
Возможно ли прямое списание (отнесение сразу на расходы) марок и маркированных конвертов? На каком забалансовом счете следует вести учет марок и маркированных конвертов?

Сразу отметим, что в соответствии с п. 169 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета. «, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), в целях бухгалтерского учета почтовые марки, а также маркированные конверты относятся к денежным документам и учитываются на балансовом счете 201 35 «Денежные документы».
Ведение же учета марок и маркированных конвертов бюджетными учреждениями на забалансовых счетах положениями Инструкции N 157н, напротив, не предусмотрено.
Не предусмотрена положениями Инструкции N 157н и «Инструкции. «, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н), и возможность «прямого списания» (отнесения сразу на расходы) денежных документов (марок, маркированных конвертов), минуя счет учета денежных документов.
А вот отражение в бухгалтерском учете различных фактов хозяйственной жизни учреждения (например поступление марок в учреждение, выдача из под отчет сотруднику учреждения и их списание на основании авансового отчета сотрудника), произошедших в течение одного рабочего дня, с указанием одинаковой календарной даты, напротив, будет соответствовать требованиям, предъявляемым к ведению бухгалтерского учета*(1).
Так, например, в бухгалтерском учете в соответствии с положениями Инструкции N 174н могут быть отражены следующие бухгалтерские записи:
6 декабря
1. Дебет 0 206 21 560 Кредит 0 201 11 610
— перечислен аванс почтовому отделению за почтовые марки, одновременно отражено увеличение по забалансовому счету 18;
7 декабря
1. Дебет 0 302 21 830 Кредит 0 206 21 660
— получены почтовые марки;
2. Дебет 0 201 35 510 Кредит 0 302 21 730
— почтовые марки приняты к учету на основании приходного кассового ордера с пометкой «Фондовый» в кассе в составе денежных документов;
3. Дебет 0 208 21 560 Кредит 0 201 35 610
— почтовые марки выданы по расходному кассовому ордеру с пометкой «Фондовый» подотчетному лицу;
4. Дебет 0 109 80 221 Кредит 0 208 21 660
— стоимость почтовых марок учтена в общехозяйственных расходах учреждения на основании авансового отчета сотрудника с приложенным реестром почтовых отправлений корреспонденции.

www.buhonline.ru

Учет марок и маркированных конвертов

Вопрос-ответ по теме

Сотрудник государственного казенного учреждения, работающий в структурном подразделении в области и имеющий на подотчете марки и маркированные конверты увольняется. Возможна ли передача марок с подотчета увольняющегося на подотчет другого сотрудника, минуя фондовую кассу? Возможна ли корреспонденция Дт 208.21 — Кт208.21? Каким документом можно оформить передачу?

Марки и маркированные конверты учитываются в составе денежных документов на счете 201.35.

Передавать друг другу подотчетные суммы сотрудники не могут, это не предусмотрено законодательством.

Сотрудник, у которого в подотчете находятся марки и маркированные конверты, должен отчитаться по израсходованным маркам и конвертам и сдать остаток в кассу по приходному кассовому ордеру (с пометкой – Фондовый). А, сотрудник, который будет получать в подотчет, пишет заявление на выдачу этих марок и маркированных конвертов, и на основании расходного кассового ордера (с пометкой – Фондовый) оформляете выдачу из кассы.

Обоснование

1. Из рекомендации Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как отразить в учете поступление и выбытие денежных документов

Денежные документы храните в кассе учреждения и учитывайте на счете 201.35 «Денежные документы». К таким документам, в частности, относятся: оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в санатории, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и т. д. Об этом сказано в пункте 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Прием и выдачу денежных документов оформляйте приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый». Учет операций с денежными документами ведите на отдельных листах кассовой книги также с указанием на них записи «Фондовый» (ф. 0504514). При этом итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируйте по денежным средствам и по денежным документам раздельно.

Аналитический учет операций с денежными документами ведите по их видам в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).

Учет операций по счету ведите в журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.

Такой порядок установлен пунктами 170–172 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Как отразить в бухучете приобретение конвертов

Ответ на этот вопрос зависит от того, какие конверты приобретает учреждение – маркированные или немаркированные.

В бухучете маркированные конверты для пересылки почтовых отправлений учитывайте в составе денежных документов на счете 201.35 «Денежные документы» (п. 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Прием и выдачу маркированных конвертов оформляйте приходным кассовым ордером (ф. 0310001) и расходным кассовым ордером (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Совет: чтобы отчитаться об использовании маркированных конвертов, подотчетник вместе с авансовым отчетом (ф. 0504505) может подать реестр маркированных конвертов. Этот документ подтвердит, кому, по какому адресу и в связи с чем отправляется письмо.

Так как унифицированной формы документа нет, его можно составить в произвольной форме и утвердить в учетной политике учреждения.

Если учреждение приобретает немаркированные конверты, то порядок их отражения в бухучете зависит от цели приобретения.

Немаркированные конверты, приобретенные для проведения мероприятий по награждению сотрудников, учтите на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» в разрезе материально ответственных лиц и мест хранения. Конверты на данном счете учитывайте по стоимости приобретения. Об этом сказано в пунктах 345–346 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Немаркированные конверты, приобретенные для текущей деятельности учреждения (кроме конвертов, приобретенных для награждения сотрудников), отражайте в составе материальных запасов на счете 105.06 «Прочие материальные запасы» (п. 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Подробнее.

Расходы на приобретение конвертов оплачивайте по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». А в бухучете расходы нужно распределить по следующим кодам КОСГУ:

приобретение маркированных конвертов – подстатья КОСГУ 221 «Услуги связи»;
приобретение немаркированных конвертов для проведения мероприятий по награждению сотрудников – статья КОСГУ 290 «Прочие расходы»;
приобретение немаркированных конвертов в остальных случаях – статья КОСГУ 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».

Такой порядок следует из разделов III и V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Порядок отражения в бухучете приобретения конвертов зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

Приобретение и выдачу маркированных конвертов отразите проводками:

Дебет КРБ.1.201.35.510 Кредит КРБ.1.302.21.730
– поступили в кассу маркированные конверты (на основании приходного кассового ордера);

Дебет КРБ.1.208.21.560 Кредит КРБ.1.201.35.610
– выданы из кассы маркированные конверты для пересылки почтовых отправлений (на основании расходного кассового ордера).

Приобретение немаркированных конвертов для награждения сотрудников отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.401.20.290 Кредит КРБ.1.302.91.730
– отражена стоимость немаркированных конвертов, приобретенных для проведения мероприятия по награждению сотрудников;

Дебет КРБ.1.302.91.830 Кредит КРБ.1.304.05.290
– оплачены немаркированные конверты, приобретенные для проведения мероприятия по награждению сотрудников;

Увеличение забалансового счета 07
– отражены за балансом конверты, приобретенные для проведения мероприятия по награждению сотрудников.

Такой порядок установлен пунктами 50, 102 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 201.35, 208.00, 302.00, 304.05, 401.20, забалансовый счет 07).

2. Из статьи

Учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты учреждения с подотчетными лицами отражаются на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Он предназначен для учета расчетов по суммам денежных средства и (или) денежных документов, выдаваемых учреждением под отчет.

В учетной политике учреждение вправе устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий).

Аванс под отчет выдают по распоряжению руководителя учреждения (на основании письменного заявления получателя).

В частности, кассир вправе оформить расходный кассовый ордер на подотчетную сумму только на основании заявления от работника.

Приказ руководителя, командировочное удостоверение и другие документы для этого не подходят.

Как правило, деньги выдаются работнику из кассы, но возможен и иной вариант: суммы перечисляются на зарплатную карту работника.

Минфин России и Федеральное казначейство выпустили письмо, которым разрешили госучреждениям перечислять командировочные на зарплатные карты работников (письмо Минфина России, Федерального казначейства от 10 сентября 2013 г. № 02-03-10/37209, № 42-7.4-05/5.2-554).

Лица, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Согласно пункту 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги.

То есть подотчетное лицо должно составить авансовый отчет на выданную ранее сумму и только после его принятия можно выдавать аванс на иные нужды казенного учреждения.

Выплаты по ОСАГО Компенсация какого рода полагается по полису ОСАГО при ДТП? Выплаты по ОСАГО при дорожно-транспортном происшествии (ДТП) полагаются пострадавшей стороне и компенсируют: вред, причиненный имуществу; вред, причиненный […]
Внесены изменения в закон об ОСАГО Владимир Путин подписал Федеральный закон «О внесении изменений в Федеральный закон «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» и отдельные законодательные […]
Работа Секретарь судебного заседания Секретарь судебного заседания Новая Секретарь судебного заседания Секретарь суда / Секретарь судебного заседания (помощник судьи) Государственный судебный эксперт Судебный исполнитель Исполнение […]
Возврат подоходного налога по ставке 13% (покупка жилья, ипотека, обучение, лечение, пенсионные взносы) Что необходимо, чтобы вернуть подоходный налог? По результатам налоговой декларации 3-НДФЛ осуществляется возврат налога на доходы […]
Калькулятор расчёта суммы, кратной прожиточному минимуму в регионе Калькулятор производит расчёт индексации размера алиментов по ст. 117 СК РФ Производится расчёт индексации по уровню прожиточного минимума для соответствующей […]
Нижегородская область Дата обновления: 25.07.2018 Чтобы заказать выписку из ЕГРН (бывший ЕГРП) для объектов недвижимости Нижегородской области, выберите необходимый адрес в рубрикаторе или на кадастровой карте ниже. Адрес Россия, […]

Термин «денежные средства» включает в себя средства, находящиеся на счетах учреждения, открытых в кредитных организациях или органах Федерального казначейства (в финансовом органе соответствующего бюджета), а также наличные деньги и денежные документы.

Денежные документы – это документы, приобретенные учреждением, имеющие стоимостную оценку и хранящиеся в учреждении.

Учет денежных документов в бюджетном учете

Для учета денежных документов используется счет 201 35 000 «Денежные документы».

К денежным документам относятся:

талоны на нефтепродукты;
пластиковые карты на бензин, дизельное топливо;
талоны на питание;
санаторно-курортные путевки на лечение и отдых сотрудников учреждения и членов их
авиационные и железнодорожные билеты;
единые проездные билеты;
проездные билеты на отдельные виды транспорта;
карты экспресс-оплаты мобильной связи, доступа в Интернет, IP-телефонии междугородных, международных переговоров;
полученные извещения на почтовые переводы;
марки (в том числе почтовые марки, марки государственной пошлины и др.);
маркированные конверты.

К денежным документам не относятся (и в их составе не учитываются):

немаркированные конверты и поздравительные почтовые открытки без марок;
бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;
бланки больничных листов и родовых сертификатов;
бланки квитанций на прием наличных денежных средств;
неоплаченные, полученные безвозмездно путевки в санатории и дома отдыха.

В учетной политике автономного учреждения должен быть приведен перечень денежных документов, которые используются в финансово-хозяйственной деятельности.

Поступление и выдача под отчет денежных документов оформляются приходным и расходным кассовым ордером с проставлением на них записи «Фондовый». Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с денежными средствами (п. 170 Инструкции N 157н, п. 86 Инструкции N 174н).

Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514) отдельно от операций с наличными денежными средствами, а также в журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, которые прилагаются к отчетам кассира (абз. 3 п. 170, п. 172 Инструкции N 157н).

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) (п. 171 Инструкции N 157н).

Бухгалтерский учет отдельных видов денежных документов

Приобретение учреждением тех или иных денежных документов на основании Приказа Минфина России от 01.07.2013 № 65н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации" может отражаться по следующим статьям расходов:

по подстатье 221 "Услуги связи" КОСГУ - приобретение почтовых марок и маркированных конвертов, карт оплаты услуг связи и доступа в Интернет;
по подстатье 222 "Транспортные услуги" КОСГУ – приобретение авиационных и железнодорожных билетов, единых проездных билетов и на отдельные виды транспорта;
по подстатье 262 "Пособия по социальной помощи населению" КОСГУ - путевок в санатории, дома отдыха, турбазы;
по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ - талонов на ГСМ.

Рассмотрим на примерах, какие виды денежных документов могут быть использованы в образовательных учреждениях, а также порядок отражения операций по учету денежных документов в бухгалтерском учете.

Талоны на ГСМ.

Рассмотрим вариант, когда учреждение обеспечивается ГСМ с использованием талонов. Согласно условиям договора производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки, при этом учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.

Полученные талоны приходуются в качестве денежных документов в кассу учреждения, при этом в приходном ордере целесообразно указать марку бензина, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона. По мере необходимости талоны выдаются под отчет водителям или специально назначенному сотруднику.

После сдачи авансового отчета подотчетным лицом с подтверждающими документами от АЗС, отпустившей ГСМ, полученное по талонам топливо приходуется как материальный запас учреждения.

За счет субсидии на выполнение государственного задания учреждение приобрело 50 талонов номиналом 20 литров каждый. Стоимость 1 л. бензина на момент покупки талонов составила 31 рубль (в т.ч. НДС 4 руб.73 коп.). Подотчетному лицу выдано 2 талона, на которые произведена заправка автомобиля.

Эти операции в бухгалтерском учете будут отражены следующим образом:

Организация почтовых отправлений невозможна без приобретения марок и маркированных конвертов.

Почтовые марки и маркированные конверты учитываются как денежные документы и по мере необходимости выдаются под отчет. Подотчетное лицо должно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расход почтовых марок или маркированных конвертов. Такими документами могут являться реестр отправленной корреспонденции, а в случае порчи – приложенный к отчету испорченный конверт.

Операции, связанные с приобретением и выдачей марок, маркированных конвертов, отразятся следующими бухгалтерскими записями:

Статья актуальна на май 2015 года.

Наталья Смолина

Эксперт-методолог отдела контроля качества услуг и методологии

Инструкции по бюджетному учету, которая утверждена приказом Минфина России от 30 декабря 2009 г. № 148н , маркированные конверты следует учесть в составе денежных документов (хотя прямо в указанном нормативном акте поименованы только марки). Следовательно, конверты с наклеенными на них марками должны находиться только в кассе учреждения.

Особенности кассовых операций

Любое перемещение маркированных конвертов отражают в Кассовой книге учреждения (ф. 0504514). Основанием для внесения в нее записей служат кассовые ордера: приходные (ф. 0310001) используют при поступлении конвертов в кассу и расходные (ф. 0310002) - при выдаче их из кассы. На кассовых ордерах проставляют отметку «Фондовый» и регистрируют их в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с прочими денежными средствами.

Приобретенные маркированные конверты принимает под отчет кассир (в том числе на основании накладной, полученной из учреждений связи).

Учет операций с денежными документами ведут на отдельных листах Кассовой книги (обособленно от операций с наличными). Однако единая сквозная и последовательная нумерация листов сохраняется.

Заметим, что в соответствии с письмом ЦБ РФ от 28 августа 2007 г. № 29-1-1-10/3669 требуются ежедневное выведение кассиром учреждения в Кассовой книге остатка наличных денег в кассе и представление в бухгалтерию отчета кассира. О денежных документах в письме Банка России ничего не сказано. Поэтому можно предположить, что в случае отсутствия движения денежных документов остаток по ним ежедневно выводить кассиру учреждения необязательно.

Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.

Хранение денежных документов

в бюджетном учреждении организует кассир. Маркированные конверты содержат в местах (помещениях, сейфах), отвечающих требованиям их сохранности. Кассир как ответственное лицо обеспечивает надлежащий учет их поступления и выдачи.

Помните о нюансах переходного периода

Отметим, что порядок учета денежных документов, действующий сейчас, существенно отличается от того, который применялся до вступления в силу Инструкции № 148н . В частности, теперь предусмотрено, что учет денежных документов ведется совместно с другими денежными средствами и валютой в единой Кассовой книге учреждения (п. 3 приложения № 2 Инструкции № 148н).

Обратите внимание: Инструкция № 148н вступила в силу 17 марта 2009 года, но ее действие распространяется на операции, отраженные в бюджетном учете, с 1 января 2009 года.

Поэтому Методическими указаниями по переходу на новые положения Инструкции по бюджетному учету (направлены письмом Минфина России от 10 апреля 2009 г. № 02-06-07/1505) установлены следующие правила.

Во-первых, недопустимо переоформление и исправление уже сформированных с начала года первичных документов. Во-вторых, при ведении единой Кассовой книги ее листы, сформированные до применения положений Инструкции № 148н , не переоформляют.

Иными словами, заполненные с января текущего года листы «фондовой» Кассовой книги, подписанные, прошнурованные и пронумерованные, должны храниться параллельно с основной единой Кассовой книгой. А отдельные листы единой Кассовой книги, отражающие движение денежных документов, формируют с отметкой-штампом «Фондовый» начиная с момента перехода учреждения на новые правила учета (например, с 1 июня этого года).

Выдача денежных документов

Учет маркированных конвертов. Кассир передает маркированные конверты для использования материально ответственным лицам, на которых возложены обязанности по оформлению, выдаче и использованию конвертов под отчет.

Список названных работников определяет руководитель учреждения.

Кроме кассовых документов при этом оформляют накладную или регистрируют операции в Журнале выдачи под отчет денежных документов. В нем должны быть отражены следующие данные:
- дата выдачи денежных документов;
- фамилия, имя, отчество лица, которому они выдаются;
- количество выданных маркированных конвертов;
- стоимость выданных денежных документов;
- подпись в получении.

Основания для списания конвертов

Маркированные конверты обычно выдают на срок не более месяца (конкретный срок устанавливается в учетной политике учреждения) на основании служебной записки, сформированной на имя руководителя учреждения. В записке указывают необходимое количество маркированных конвертов, а также информацию о задолженности по маркированным конвертам, выданным ранее.

По истечении установленного срока подотчетное лицо заполняет Авансовый отчет (ф. 0504049), в котором расписывает данные о выданных маркированных конвертах в количественном и стоимостном выражении.

Расходы по денежным документам бухгалтер признает только после документального подтверждения их отправки почтой. Свидетельствовать об этом может заполненный Реестр отправленных маркированных конвертов, подписанный подотчетным лицом. Форма документа нормативно не утверждена, поэтому учреждению следует разработать ее самостоятельно и зафиксировать этот факт в учетной политике (см. образец реестра).

Реестр маркированных конвертов. Образец

Реестр прикладывается к авансовому отчету, составленному работником, и сдается в бухгалтерию.

Подотчетное лицо может испортить бланк маркированного конверта. Разъяснений по списанию испорченных бланков денежных документов пока нет. Поэтому рекомендуем списывать их с применением Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) либо самостоятельно разработать аналогичную форму, закрепив ее в учетной политике учреждения. Списанные таким образом маркированные конверты уничтожаются (сжигание, дробление на части с использованием, например, шредера).

Аналитический учет

Отметим, что аналитический учет ведут по видам маркированных конвертов и их стоимости в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051). При этом операции по движению маркированных конвертов отражают в Журнале по прочим операциям.

Бухгалтерские записи

Расходы, связанные с покупкой маркированных конвертов, отражают по подстатье 221 «Услуги связи» (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ , утвержденные приказом Минфина России от 25 декабря 2008 г. № 145н). Сами конверты учитывают на счете 201 05 000 «Денежные документы».

Операции с маркированными конвертами отражают следующими записями:

* Согласно пункту 6 постановления Правительства РФ от 24 декабря 2008 г. № 987, возможны авансовые платежи в размере 100 процентов по договорам об оказании услуг связи.

Сотрудник государственного казенного учреждения, работающий в структурном подразделении в области и имеющий на подотчете марки и маркированные конверты увольняется. Возможна ли передача марок с подотчета увольняющегося на подотчет другого сотрудника, минуя фондовую кассу? Возможна ли корреспонденция Дт 208.21 - Кт208.21? Каким документом можно оформить передачу?

Ответ

Марки и маркированные конверты учитываются в составе денежных документов на счете 201.35.

Передавать друг другу подотчетные суммы сотрудники не могут, это не предусмотрено законодательством.

Сотрудник, у которого в подотчете находятся марки и маркированные конверты, должен отчитаться по израсходованным маркам и конвертам и сдать остаток в кассу по приходному кассовому ордеру (с пометкой - Фондовый). А, сотрудник, который будет получать в подотчет, пишет заявление на выдачу этих марок и маркированных конвертов, и на основании расходного кассового ордера (с пометкой - Фондовый) оформляете выдачу из кассы.

Обоснование

Как отразить в учете поступление и выбытие денежных документов

Такой порядок установлен пунктами 170-172 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Как отразить в бухучете приобретение конвертов

Ответ на этот вопрос зависит от того, какие конверты приобретает учреждение - маркированные или немаркированные.

Немаркированные конверты, приобретенные для проведения мероприятий по награждению сотрудников, учтите на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» в разрезе материально ответственных лиц и мест хранения. Конверты на данном счете учитывайте по стоимости приобретения. Об этом сказано в пунктах 345-346 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

приобретение маркированных конвертов - подстатья КОСГУ 221 «Услуги связи»;
приобретение немаркированных конвертов для проведения мероприятий по награждению сотрудников - статья КОСГУ 290 «Прочие расходы»;
приобретение немаркированных конвертов в остальных случаях - статья КОСГУ 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».

Такой порядок следует из разделов III и V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Порядок отражения в бухучете приобретения конвертов зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

Приобретение и выдачу маркированных конвертов отразите проводками:

Дебет КРБ.1.201.35.510 Кредит КРБ.1.302.21.730
- поступили в кассу маркированные конверты (на основании приходного кассового ордера);

Дебет КРБ.1.208.21.560 Кредит КРБ.1.201.35.610
- выданы из кассы маркированные конверты для пересылки почтовых отправлений (на основании расходного кассового ордера).

Приобретение немаркированных конвертов для награждения сотрудников отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.401.20.290 Кредит КРБ.1.302.91.730
- отражена стоимость немаркированных конвертов, приобретенных для проведения мероприятия по награждению сотрудников;

Дебет КРБ.1.302.91.830 Кредит КРБ.1.304.05.290
- оплачены немаркированные конверты, приобретенные для проведения мероприятия по награждению сотрудников;

Увеличение забалансового счета 07
- отражены за балансом конверты, приобретенные для проведения мероприятия по награждению сотрудников.

2. Из статьи

Учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты учреждения с подотчетными лицами отражаются на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Приказ руководителя, командировочное удостоверение и другие документы для этого не подходят.

Что касается срока, на который могут выдаваться денежные средства подотчетному лицу, то законодательно он не установлен. В соответствии с пунктом 6.3 Указания по ведению кассовых операций в РФ учреждения выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями. Таким образом, на уровне законодательных нормативных актов какого-либо ограничения по срокам представления авансовых отчетов об израсходовании денежных средств, выданных на хозяйственные расходы, не предусмотрено. Соответствующие сроки могут быть установлены внутренним нормативным актом либо определены при принятии руководителем решения по факту конкретной выдачи денег.

Http://tinyurl.com/y4vcb2qr

Любите ли вы писать письма? Я - нет! И не потому, что мне проще позвонить или написать SMS, а все из-за мелочной возни при учете почтовых марок. Однако так уж получается, что бумажная переписка все еще актуальна. Поэтому в этой статье мы попытаемся развеять все мифы трудностей учета почтовых марок, маркированных конвертов и просто конвертов, так как и без них письма не получится. Мы опишем просто и доступно, а главное - с примерами, действия бухгалтера и приведем образцы заполнения всех необходимых бухгалтерских документов, используемых при учете почтовых марок.

Начнем с того, что определимся с понятием «почтовая марка» с точки зрения не филателиста, а бухгалтера (говоря «почтовая марка» будем подразумевать и маркированный конверт, и маркированную карточку, и почтовый блок).

Теперь давайте поэтапно разберем приобретение, расходы и списание почтовых марок.

Приобретение

Тут сразу необходимо учесть, что приобрести марки возможно только у одного поставщика, которым является ПАО «Укрпочта» (п. 2 Положения № 388 ), что, в свою очередь, облегчает задачу и делает невозможным проведение конкурентных торгов в случае, если планируется закупка марок на сумму свыше 200000 грн. В таком исключительном случае будет целесообразно провести переговорную процедуру закупки согласно Закону № 922 .

Планировать приобретение почтовых марок необходимо по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование, инвентарь» (п. 1 п.п. 2.2.1 Инструкции № 333 ).

Хранение и использование

Так как мы определились с тем, что почтовые марки являются денежными документами, то, соответственно, хранить их необходимо в кассе учреждения. В этом случае ответственным за их учет будет кассир.

Однако кассы в учреждении может и не быть. Что делать в этом случае? Тогда руководитель организации своим приказом должен назначить материально ответственное лицо за сохранность, учет и списание марок, а сами марки будут храниться в сейфе. Таким материально ответственным лицом может быть и бухгалтер, и секретарь, и инспектор отдела кадров или юрист организации.

Учет почтовых марок у лица, ответственного за их получение и выдачу, осуществляется с учетом норм Положения № 637 (ср. 025069200). Исходя из п. 3.3 этого Положения приходуют почтовые марки на основании приходного кассового ордера, а в подотчет выдают, заполняя расходный кассовый ордер. Как приходные, так и расходные кассовые ордера в обязательном порядке регистрируются в Журнале регистрации расходных и приходные кассовых ордеров , который заводится отдельно для учета почтовых марок .

Приведем примерный образец заполнения такого Журнала:

Приходные и расходные кассовые ордера заполняются на бланках типовых форм, приведенных в приложениях 2 и 3 Положения № 637 .

Подотчетное лицо, которому в течение месяца выдаются почтовые марки, ведет у себя учет этих марок в Журнале регистрации исходящих документов , а в конце отчетного периода составляет отчет об использовании почтовых марок , на основании которого комиссией по списанию товарно-материальных средств, созданной по приказу руководителя, составляется акт на списание использованных денежных документов. Именно этот акт является основанием для бухгалтера списать марки на фактические расходы. Не использованные в течение месяца почтовые марки желательно вернуть в кассу учреждения.

Форма Журнала регистрации исходящих документов приведена в приложении 6 к Правилам № 1000/5 .

Отдельно хотим уточнить, что по причине того, что марки считаются денежными документами, то отчет об использовании марок должен быть составлен с учетом требований приказа № 841 , а именно - «Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет». Однако смеем предположить, что не будет большим нарушением, если подотчетное лицо составит отчет об использовании марок в произвольной форме. Форму такого отчета можно разработать самостоятельно и утвердить в приказе об учетной политике.

Предлагаем примерный образец заполнения такого отчета.

На основании отчета об использовании товарно-материальных ценностей комиссия учреждения составляет акт на списание использованных почтовых марок. Пример его заполнения приведем ниже.

Учет марок в бухгалтерии учреждения

НП(С)БУГС 134 «Финансовые инструменты» - Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 134 «Финансовые инструменты», утвержденное приказом Минфина от 18.05.2012 г. № 568 .

Типовая корреспонденция - Типовая корреспонденция субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителей бюджетных средств и государственных целевых фондов, утвержденная приказом Минфина от 29.12.2015 г. № 1219 .